ZAPYTANIE OFERTOWE NR 3/MSiT/2023 – USŁUGA HOTELARSKO-GASTRONOMICZNA

Warszawa, dnia 18.04.2023 r.

Formularz oferty [DOC] »
Pobierz wykaz doświadczenia wykonawcy [DOC] »
Pobierz - umowa (wzór) [PDF] »
 

ZAMAWIAJĄCY
Fundacja Aktywnej Rehabilitacji „FAR”
ul. Łowicka 19, 02-574 Warszawa
www.far.org.pl
 

ZAPYTANIE OFERTOWE NR 3/MSiT/2023
DOTYCZY ŚWIADCZENIA USŁUGI HOTELARSKO-GASTRONOMICZNEJ

na imprezę pn. „Ogólnopolska Spartakiada Aktywnej Rehabilitacji” (zwanych dalej Spartakiada AR), organizowaną w ramach zadania pt. „Organizacja imprez sportowych”, realizowanego na podstawie Umowy o dofinansowanie realizacji zadania publicznego ze środków finansowych Funduszu Rozwoju Kultury Fizycznej, polegającego na upowszechnianiu sportu osób niepełnosprawnych, zawartej pomiędzy Skarbem Państwa – Ministrem Sportu i Turystyki a Fundacją Aktywnej Rehabilitacji „FAR”, zleconego na podstawie art. 86 ust. 4 ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 888, 1301 i 1751) oraz § 8 rozporządzenia Ministra Sportu i Turystyki z dnia 12 sierpnia 2019 r. w sprawie przekazywania środków z Funduszu Rozwoju Kultury Fizycznej (Dz. U. poz. 1638)

Do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2019.2019, późn. zm.) – dalej „Pzp”. Zapytanie ofertowe prowadzone jest na podstawie i zgodnie z Zasadą konkurencyjności.

I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi hotelarsko-gastronomicznej w zakresie zapewnienia zakwaterowania, wyżywienia dla kadry i zawodników/czek z niepełnosprawnością ruchową Spartakiady AR, organizowanych przez Fundację Aktywnej Rehabilitacji „FAR”.

II. SZCZEGÓŁY ZAMÓWIENIA
Realizacja usługi polegać będzie na zabezpieczeniu następujących elementów:
1. zapewnienie zakwaterowania i wyżywienia:
Wyżywienie dla kadry i zawodników:

27.06.2023 – śniadanie 60 osób
28.06.2023 – śniadanie 60 osób

Zakwaterowanie dla kadry i zawodników:
26.06.2023 -60 noclegów
27.06.2023 - 60 noclegów

Wszystkie pokoje, zarówno dla kadry, jak i zawodników/czek muszą znajdować się w jednym budynku. Zakwaterowanie osób możliwe jest wyłącznie w pokojach 2-3 osobowych, wyposażonych w łazienkę z prysznicem, Internet Wi-Fi oraz TV. Wszystkie obiekty hotelowe i sportowe muszą znajdować się na terenie jednego ośrodka. Odległość z części hotelowej do sportowej nie może przekraczać 300 m.

Ośrodek musi być dostosowany do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich, w zakresie umożliwiającym swobodny dostęp do wynajmowanych pokoi, pomieszczeń oraz zaplecza socjalnego, w szczególności spełniać w tym zakresie warunki techniczne określone w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz.U.2002.75.690, z późn. zm.).

Poprzez dostosowanie, o którym mowa powyżej rozumie się:
1. dostosowanie ciągów komunikacyjnych do poruszania się na wózkach inwalidzkich (podjazdy, windy), polegające przede wszystkim na tym, że:
– korytarze i pokoje hotelowe nie powinny mieć wykładziny utrudniającej poruszanie się wózkiem inwalidzkim,
– drzwi wejściowe, drzwi pokoi przeznaczonych dla gości poruszających się na wózkach inwalidzkich, drzwi pomieszczeń ogólnodostępnych (np. restauracja hotelowa) i korytarze powinny być przystosowane do ruchu osób z niepełnosprawnością, w tym mieć odpowiednią szerokość,
– zachowana musi być odległość przynajmniej 150 cm szerokości w miejscach, w których zawrócenie wózkiem może być potrzebne,
– przystosowana powinna być także przestrzeń służąca spożywaniu posiłków,
2. dostosowanie pokoi i łazienek dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich, polegające przede wszystkim na tym, że:
– w przypadku łazienki – brak progu lub brodzika przy prysznicu,
– uchwyty umożliwiające podparcie przy toalecie oraz możliwość swobodnego podjazdu pod umywalkę,
– miejsce na wózek inwalidzki przy toalecie,
– pokoje hotelowe powinny umożliwiać swobodne manewrowanie w nich wózkami inwalidzkimi, tj. przede wszystkim dojazd do łóżka powinien umożliwiać przemieszczenie się bezpośrednio z wózka na łóżko, bez konieczności ingerencji osób trzecich,
3. dostosowanie sali restauracyjnej dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich polegające przede wszystkim na tym, że:
– w restauracji powinien znajdować się stół lub stoły umożliwiające swobodne podjechanie wózkiem w podobny sposób, jak podsuwa się krzesło pod stół, aby zjeść komfortowo,
4. dostosowanie pomieszczeń dydaktycznych/sal konferencyjnych i obiektów rekreacyjnych dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich.

III. KLASYFIKACJA WSPÓLNEGO SŁOWNIKA ZAMÓWIEŃ (CPV)
55270000-3 Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe
55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

IV. TERMIN WYKONANIA USŁUGI
25-28.06.2023 r. Spartakiada AR

V. MIEJSCE WYKONANIA USŁUGI
Ośrodek znajdujący się na terenie województwa łódzkiego w miejscowości z dostępem do komunikacji publicznej lub prywatnej umożliwiającej swobodne przemieszczanie się, w tym przyjazd na miejsce przez osoby z niepełnosprawnością, poruszające się na wózkach inwalidzkich.

VI. LICZBA OSÓB UCZESTNICZĄCYCH W Spartakiadach AR
Zamawiający zastrzega, że ostateczna liczba osób uczestniczących w Spartakiadach AR może ulec zmianie. W przypadku zwiększenia – maksymalnie o 50 % względem liczby wskazanej w Zapytaniu ofertowym. Ostateczną liczbę osób Zamawiający potwierdzi trzy dni przed przyjazdem zawodników/czek i kadry. Powyższe nie wpływa na możliwość zmiany treści oferty, w szczególności nie powoduje możliwości, ani nie daje prawa Wykonawcy do zwiększenia jednostkowych cen podanych w Formularzu oferty za poszczególne usługi. Powyższe stanowi podstawę do zmiany Umowy, zgodnie z pkt XXIII niniejszego Zapytania.

VII. WYMAGANIA – KRYTERIA FORMALNE
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, którym ustawa przyznaje zdolność prawną, jeżeli prowadzą działalność gospodarczą, tj.:
1. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania przedmiotu zamówienia,
2. dysponują potencjałem osobowym zdolnym do wykonania zamówienia; Wykonawca powinien wykonać przedmiot zamówienia osobiście lub wyłącznie przy pomocy swoich pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku pracy,
3. dysponują potencjałem organizacyjno-technicznym i znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej gwarantującej wykonanie zamówienia,
4. zobowiązują się do przestrzegania zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym równości płci, wzajemnego szacunku i partnerskich relacji między płciami, jak również niedopuszczania do dyskryminacji ze względu m.in. na wiek, wykształcenie, poglądy, pochodzenie rasowe lub etniczne, religię lub przekonania, orientację seksualną czy niepełnosprawność,
5. nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym,
6. wyrażają zgodę na przetwarzanie ich danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji postanowień niniejszego postępowania,
7. zobowiązują się do pozostawania w okresie realizacji przedmiotu zamówienia w pełnej dyspozycyjności Zamawiającego rozumianej, jako:
– realizacja przedmiotu zamówienia w terminie i miejscu ściśle określonym przez Zamawiającego,
8. posiadają obowiązkowe ubezpieczenie (OC); w celu kontroli i stwierdzenia spełnienia wymogu ubezpieczenia, Wykonawca zobowiązuje się przedstawić polisy ubezpieczenia na każde żądanie Zamawiającego,
9. zobowiązują się do zapewnienia bezpieczeństwa higieniczno-sanitarnego oraz zdrowotnego, zgodnie z obowiązującymi przepisami, zasadami oraz wytycznymi przeciwepidemicznymi.

VIII. ZASTRZEŻENIA
Zamawiający, w okresie korzystania z pomieszczeń, upoważniony jest do umieszczenia na terenie ośrodka, w pomieszczeniach, w których realizować będzie Spartakiada AR, informacji o realizacji Program Upowszechniania Sportu Osób Niepełnosprawnych w 2023 r.

IX. NIE DOPUSZCZA SIĘ SKŁADANIA OFERT CZĘŚCIOWYCH

X. PODWYKONAWCY
Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia wykonania całości ani części przedmiotu zamówienia podwykonawcy. Wykonawca ma prawo do wykonania przedmiotu zamówienia wyłącznie przy pomocy swoich pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku pracy.

XI. WYKLUCZENIE Z MOŻLIWOŚCI REALIZACJI ZAMÓWIENIA
Z postępowania Zamawiający wyklucza Wykonawców:
1. powiązanych osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w jego imieniu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
– uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
– posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa,
– pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
– pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Potwierdzeniem braku powiązań kapitałowych lub osobowych jest złożenie przez Wykonawcę oświadczenia o braku występowania w/w powiązań w Formularzu ofertowym (pkt IV Formularza oferty).
2. którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu, tj. nie posiadają odpowiednich kwalifikacji, doświadczenia zawodowego wymaganego do realizacji przedmiotu zamówienia,
3. wobec których otwarto likwidację lub ogłoszono upadłość,
4. będących osobą prawną lub innym podmiotem wchodzącym w skład struktury organizacyjnej Zamawiającego,
5. którzy w ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania:
– wyrządzili Zamawiającemu szkodę przez to, że nie wykonali lub nienależycie wykonali zobowiązanie chyba, że było to następstwem okoliczności, za które Wykonawca nie ponosił odpowiedzialności,
– uchylili się od podpisania umowy z Zamawiającym pomimo wyboru ich oferty.

Zamawiający może ponadto wykluczyć Wykonawcę, który nie daje gwarancji należytego wykonania przedmiotu zamówienia oraz umowy, przez co należy rozumieć sytuację, kiedy to Wykonawca świadczył lub świadczy na rzecz Zamawiającego usługi z zakresu objętego przedmiotem zamówienia, który to przedmiot umowy został wykonany lub jest wykonywany w sposób nienależyty, w szczególności, jeżeli w stosunku do Wykonawcy ujawnione zostały lub zgłaszane były zastrzeżenia, co do sposobu świadczenia usług, zaniedbań, uchybień oraz innych zastrzeżeń świadczących o wykonywaniu umowy w sposób niezgodny z jej treścią. W takiej sytuacji ocena w zakresie nienależytego wykonania umowy należy do Zamawiającego.

XII. OFERTA PODLEGA ODRZUCENIU W PRZYPADKU, GDY:
– jest niezgodna z istotnymi warunkami zamówienia (kryteria formalne),
– jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji (w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji),
– zawiera rażąco niską cenę (w rozumieniu art. 224 Pzp) w stosunku do przedmiotu zamówienia,
– została złożona przez Wykonawcę wykluczonego,
– Wykonawca nie złożył wszystkich wymaganych dokumentów lub oświadczeń potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, oświadczenia lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy oraz pomimo wezwania do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielenia wyjaśnień we wskazanym terminie braki nie zostały uzupełnione, poprawione, wyjaśnione, nie zostały złożone lub nie są wystarczające.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość weryfikacji złożonej oferty poprzez sprawdzenie dostosowania obiektu do zakwaterowania osób poruszających się na wózkach inwalidzkich oraz faktycznej możliwości zorganizowania zajęć dydaktycznych i rekreacyjnych zgodnie z wymaganiami określonymi w pkt II lub wykazania przez Wykonawcę spełnienia przedmiotowych warunków, poprzez przedłożenie stosownych dowodów. W przypadku nie spełniania założonych kryteriów oferta podlegać będzie odrzuceniu.

XIII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego Zapytania oraz odpowiadać jego wymogom.
2. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, według Formularza oferty. Ofertę należy sporządzić na komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką.
3. Każdy Wykonawca może złożyć jedną ofertę.
4. Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia:
4.1.Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy mogą ustanowić pełnomocnika do ich reprezentowania. Wykonawcy załączają do oferty podpisane przez wszystkie podmioty pełnomocnictwo zawierające: oznaczenie niniejszego Zapytania ofertowego, oznaczenie wszystkich wykonawców wspólnie składających ofertę, ustanowionego pełnomocnika oraz zakres jego umocowania.
4.2. W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego przepisy i wymagania dotyczące Wykonawcy stosuje się do każdego z Wykonawców oddzielnie, z uwzględnieniem ust. 4.5.
4.3. W przypadku podmiotów składających ofertę wspólną o udzielenie zamówienia wymaga się, aby żaden z nich nie podlegał wykluczeniu na podstawie pkt XI niniejszego Zapytania ofertowego. Każdy z Wykonawców wspólnie składających ofertę podpisuje odrębnie oświadczenie o braku powiązań kapitałowych.
4.4. W przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia Zamawiający dokona oceny spełniania warunków w postępowaniu na podstawie pełnomocnictwa oraz dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
4.5. W zakresie potwierdzenia doświadczenia wymaga się, aby w przypadku oferty składanej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia co najmniej jeden z nich spełniał wszystkie warunki określone w niniejszym Zapytaniu ofertowym. Dopuszcza się możliwość polegania na wiedzy i doświadczeniu pozostałych wykonawców wspólnie składających ofertę.
4.6. Każdy z Wykonawców wspólnie składających ofertę ponosi solidarną odpowiedzialność wobec Zamawiającego w związku ze złożeniem oferty w ramach niniejszego Zapytania ofertowego oraz za należyte wykonanie umowy, w przypadku wyboru oferty Wykonawców jako najkorzystniejszej.

XIV. KRYTERIA OCENY OFERTY
W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru oferty spośród Wykonawców spełniających kryteria formalne określone w pkt VII w oparciu o poniższe kryteria:
1. cena ofertowa brutto – 80 %,
2. wiedza i doświadczenie Wykonawcy – 20%.

XV. SPOSÓB OBLICZENIA OCENY OFERTY
1. Kryterium nr 1 – cena ofertowa brutto (C)
Liczba przyznanych punktów w ramach kryterium nr 1 zostanie obliczona na podstawie wzoru:

cena brutto oferty najtańszej
cena ofertowa brutto (C) = _________________________________________ x 80 pkt
cena brutto oferty badanej

2. Kryterium nr 2 – wiedza i doświadczenie Wykonawcy (D)
W kryterium nr 2 można uzyskać maksymalnie 20 punktów. Punkty nie podlegają sumowaniu.
– 10 pkt za udokumentowane doświadczenie w organizacji min. 1 usługi w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia,
– 15 pkt za udokumentowane doświadczenie w organizacji min. 2 usług w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia,
– 20 pkt za udokumentowane doświadczenie w organizacji min. 3 usług w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia,
– 0 pkt za niewykazanie żadnej usługi lub brak Wykazu doświadczenia Wykonawcy.

W zakresie wykazania posiadania doświadczenia ocenie podlegać będzie należyte wykonanie usług w okresie ostatnich 6 lat przed upływem terminu składania ofert (jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – we wskazanym okresie działania), których przedmiot był tożsamy z przedmiotem zamówienia, tj. których przedmiotem było świadczenie usług hotelarsko-gastronomicznych, usługi świadczone były przez okres co najmniej 3 dni oraz na rzecz co najmniej 50 osób.

Wykonawca zobowiązany jest wykazać usługi w Wykazie doświadczenia Wykonawcy (zwanym dalej Wykaz), stanowiącym załącznik do Formularza oferty, zgodnie z jego wymogami. Wykonawca załącza dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie (np. referencje, protokół odbioru przedmiotu umowy, fakturę).

Zamawiający nie przyzna punktów, jak również nie uzna spełnienia kryterium formalnego w zakresie doświadczenia, jeżeli:
– usługa wskazana w Wykazie oraz dokumenty potwierdzające jej wykonanie, nie dotyczą zakresu przedmiotu zamówienia,
– usługa nie została wykazana w Wykazie, a załączono jedynie dokument potwierdzający należyte jej wykonanie,
– nie załączono dokumentu potwierdzającego należyte wykonanie usługi wpisanej w Wykazie,
– istnieją rozbieżności pomiędzy załączonym dokumentem potwierdzającym należyte wykonanie usługi, a wpisem w Wykazie, których to rozbieżności nie da się usunąć,
– dokumenty nie potwierdzają należytego wykonania usługi,
– usługa została wykonana w całości lub w części przez inne podmioty (podwykonawców),
– wykazane w Wykazie wpisy są nieczytelne dla Zamawiającego i pomimo wezwania do uzupełnienia Wykazu w sposób czytelny nadal dane te są nieczytelne.

3. W przypadku wykazania w Wykazie czterech i więcej usług, do obliczenia kryterium Zamawiający będzie brał pod uwagę tylko trzy pierwsze, spełniające wymogi punktacji, usługi.

4. Zamawiający dokona weryfikacji oraz przypisania punktów dla poszczególnych kryteriów oceny oferty oraz wyliczy łączną ocenę punktową oferty badanej (P) według następującego wzoru:
P = C + D
gdzie:
P – oznacza łączną ocenę punktową oferty badanej,
C – oznacza liczbę punktów przyznaną w ramach kryterium nr 1 – cena ofertowa brutto,
D – oznacza liczbę punktów przyznaną w ramach kryterium nr 2 – doświadczenie Wykonawcy.

Ostateczna ocena będzie sumą punktów uzyskanych przez Wykonawcę w każdym z kryteriów.

5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
Zamawiający ma prawo do wezwania Wykonawcy, który nie złożył wymaganych oświadczeń lub dokumentów lub jeżeli załączone dokumenty zawierają błędy, do ich przedłożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Jeżeli Wykonawca nie uzupełni braków lub nie udzieli wyjaśnień w terminie lub jeżeli pomimo uzupełnienia dokumentów i oświadczeń oraz udzielenia wyjaśnień oferta jest niezgodna z treścią niniejszego Zapytania lub nadal zawiera braki lub uniemożliwia ocenę oferty i ocenę jej zgodności z Zapytaniem Zamawiający ma prawo do odrzucenia oferty Wykonawcy lub do unieważnienia postępowania.

6. Zamawiający ma prawo do poprawy w ofercie:
– oczywistych omyłek pisarskich,
– oczywistych omyłek rachunkowych, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,
– innych omyłek polegających na niezgodności oferty z treścią Zapytania, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty,
o czym zawiadomi Wykonawcę niezwłocznie w sposób przyjęty w pkt XIX Zapytania. Wykonawca ma prawo do złożenia w terminie 3 dni, od daty doręczenia pisma, na wyrażenie sprzeciwu co do dokonanych przez Zamawiającego poprawek w treści oferty, o których mowa powyżej.

7. Jeżeli na skutek dokonanej przez Zamawiającego poprawy oferty zgodnie z zapisami ust. 6 powyżej okaże się, że oferta jest niezgodna z treścią Zapytania ofertowego lub jeśli Wykonawca złożył sprzeciw co do dokonanych przez Zamawiającego poprawek w tym trybie, co skutkować będzie niezgodnością treści oferty z niniejszym Zapytaniem, Zamawiający odrzuca ofertę.

8. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty, przez co należy rozumieć ofertę, która uzyska największą liczbę punktów. Jeżeli w wyniku oceny ofert okaże się, że dwie oferty uzyskały tą samą liczbę punktów, Zamawiający wzywa tych Wykonawców do złożenia ponownie przez nich oferty uzupełniającej. Jeżeli pomimo uzupełnienia ofert nadal dwie oferty będą najkorzystniejsze, Zamawiający może unieważnić postępowanie.

XVI. TERMIN SKŁADANIA OFERT
Termin składania ofert wyznaczono do dnia 24.04.2023 r. do godziny 23.59.

XVII. WYMAGANE DOKUMENTY
1. W celu potwierdzenia spełnienia warunków Zapytania, Wykonawca zobowiązany jest do złożenia kompletu dokumentów:
– oferta złożona na formularzu oferty,
– wykaz doświadczenia Wykonawcy (załącznik do Formularza oferty) wraz z dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie usługi (np. referencje, protokół odbioru przedmiotu umowy, faktura),
– dokumenty rejestrowe prowadzonej działalności gospodarczej (niewymagane w przypadku podmiotów podlegających wpisowi do rejestru lub ewidencji ogólnodostępnych w sieciach informatycznych takich jak: KRS lub CEIDG).
2. Dokumentacja powinna być podpisana przez osobę, upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z KRS lub innym dokumentem rejestrowym. W przypadku działania na podstawie pełnomocnictwa, konieczne jest dołączenie skanu pełnomocnictwa.
3. Zamawiający zastrzega, że w przypadku powzięcia wątpliwości co do prawdziwości danych zawartych w dokumentach załączonych do oferty lub gdy złożona kopia dokumentu jest nieczytelna, ma prawo do żądania od Wykonawcy przedłożenia oryginału lub notarialnie bądź urzędowo poświadczonych dokumentów potwierdzających doświadczenie Wykonawcy w określonym terminie.

Nieuzupełnienie dokumentów w wyznaczonym terminie lub przesłanie dokumentów niespełniających wymogów określonych w ust. 1 lub ust. 2 powyżej uprawnia Zamawiającego do odrzucenia oferty.

XVIII. MIEJSCE I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT
Uprzejmie prosimy o przesłanie wymaganych dokumentów elektronicznie, e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Zamawiający dopuszcza możliwość dostarczenia wymaganych dokumentów w zapieczętowanej kopercie, uniemożliwiającej odczytanie jej zawartości, z dopiskiem: OFERTA na Zapytanie ofertowe nr 3/MSiT/2023, dotyczy świadczenia usługi hotelarsko-gastronomicznej,
– pocztą tradycyjną w formie listu poleconego na adres Zamawiającego,
– przesyłką kurierską na adres Zamawiającego,
– osobiście poprzez złożenie w biurze Zamawiającego od poniedziałku do piątku w godz. 7.00-15.00.

Adres biura Zamawiającego: Fundacja Aktywnej Rehabilitacji „FAR”, ul. Łowicka 19, 02-574 Warszawa

Decydujące znaczenie dla oceny zachowania terminu doręczenia wymaganych dokumentów ma data i godzina ich wpływu na wskazany powyżej adres lub data i godzina wpływu korespondencji elektronicznej na wskazany adres e-mail. O złożeniu oferty nie decyduje data stempla pocztowego. Oferty, które wpłyną po terminie nie będą rozpatrywane (bez względu na przyczynę opóźnienia).

Powiadomienie Wykonawców o wynikach prowadzonego postępowania w sprawie zamówienia, zostanie wysłane elektronicznie oraz umieszczone na stronie internetowej Zamawiającego: www.far.org.pl

XIX. OSOBA UPRAWNIONA DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI ORAZ SPOSÓB KOMUNIKOWANIA SIĘ Z ZAMAWIAJĄCYM
1. Osobą uprawnioną ze strony Zamawiającego do porozumiewania się z Wykonawcami jest:
Aleksandra Rymer, telefon: 22 651 88 02 wew. 18, e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Wykonawca może składać wszelkiego rodzaju oświadczenia, wnioski, informacje do Zamawiającego elektronicznie, e-mail: aleksandra.rymer @far.org.pl
2. Jednocześnie Zamawiający zastrzega, że ma prawo do komunikowania się z Wykonawcami elektronicznie, korespondencyjnie lub telefonicznie.

XX. TAJEMNICA PRZEDSIĘBIORSTWA
Wykonawca może zastrzec, że informacje zawarte w treści oferty i dokumentach załączonych do niej stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U.1993.47.211 z późn. zm.). Wykonawca powinien w sposób wyraźny i zrozumiały wskazać, które informacje i jakie dane stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.

XXI. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

XXII. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA
Przedmiotowe postępowanie zostanie unieważnione w przypadku wystąpienia (pojedynczo lub łącznie) któregokolwiek z poniżej wymienionych przypadków:
– braku środków niezbędnych do realizacji zamówienia,
– braku odpowiedniej liczby osób uczestniczących w Spartakiadach AR,
– znaczących modyfikacji zapytania przez Wykonawcę mających wpływ na przedmiot zamówienia,
– braku ofert,
– braku ofert spełniających warunki formalne określone w pkt VII lub braku ofert niepodlegających odrzuceniu,
– cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia,
– wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć,
– środki, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały przyznane.

Ponadto Zamawiający może w każdym czasie unieważnić niniejsze postępowanie bez podawania przyczyny.

XXIII. UMOWA
Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, który został wybrany zgodnie z przeprowadzoną procedurą, według wzoru stanowiącego załącznik do niniejszego Zapytania. Wykonawca wyraża zgodę na zawarcie umowy według załączonego wzoru. Na wniosek Wykonawcy i wyłącznie za zgodą Zamawiającego wzór może zostać zmodyfikowany.
Zamawiający przewiduje możliwość dokonywania istotnych zmian postanowień umowy w zakresie:
– terminu realizacji umowy,
– harmonogramu realizacji umowy,
– ostatecznej liczby osób uczestniczących w Spartakiadzie AR,
– zasad płatności,
– zakresu rzeczowego, przy czym ewentualne zwiększenie zakresu rzeczowego realizacji zamówienia nie może prowadzić do zwiększenia wartości zamówienia o więcej niż 50% wartości zamówienia określonej w pierwotnej umowie, zawartej na podstawie oferty złożonej przez wybranego Wykonawcę.

XXIV. ODBIÓR ZAMÓWIENIA I PŁATNOŚĆ
Zakończenie wykonania przedmiotu umowy zostanie potwierdzone protokołem odbioru przedmiotu umowy, wskazującym prawidłowe wykonanie zadań, podpisanym przez obie Strony. Protokół stanowi podstawę do wystawienia faktury VAT.
Płatność z tytułu realizacji umowy zostanie dokonana na konto bankowe Wykonawcy, wskazane na fakturze VAT, w terminie 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT.
Walutą, w jakiej będą prowadzone rozliczenia związane z realizacją niniejszego zamówienia, jest PLN.

XXV. FINANSOWANIE
Zamówienie jest dofinansowane przez Ministerstwo Sportu i Turystyki ze środków Funduszu Rozwoju Kultury Fizycznej w ramach Programu Upowszechniania Sportu Osób Niepełnosprawnych w 2023 r.

XXVI. UWAGI KOŃCOWE
1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania ofertowego przed upływem terminu składania ofert. Informacja o wprowadzeniu zmiany lub uzupełnieniu treści zapytania ofertowego zostanie opublikowana na stronie internetowej Zamawiającego.
2. Zamawiający ze swojej strony przy opisywaniu przedmiotu zamówienia dochował należytej staranności, jednakże wskazany powyżej element opisu jest niezależny od Zamawiającego, działającego w ramach projektu i na rzecz uczestników/czek projektu. Tym samym Zamawiający wyraźnie zastrzega, iż wielkość przedmiotu zamówienia może ulec zmianie (zmniejszeniu lub zwiększeniu) z przyczyn od niego niezależnych, a wynikających z rzeczywistych potrzeb uczestników/czek projektu.
3. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. Zamawiający nie przewiduje możliwości zwrotu kosztów przygotowania oferty.
4. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Fundacji Aktywnej Rehabilitacji „FAR” do zawarcia umowy. Fundacja Aktywnej Rehabilitacji „FAR” może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.
5. W wypadku ujawnienia, iż oferta, która następnie zostanie wybrana w toku postępowania jest niezgodna z prawdą, w szczególności w zakresie oświadczeń co do możliwości wykonania zapytania ofertowego lub dysponowania warunkami do wykonania przedmiotu zapytania, podmiot składający w/w ofertę zostanie obciążony zryczałtowanym kosztem organizacji postępowania ofertowego w wysokości 2000 złotych.
6. W wypadku bezzasadnej lub opartej na nieprawdziwym oświadczeniu odmowy zawarcia umowy przez Wykonawcę, którego oferta została wybrana, będzie on zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez FAR w związku z koniecznością odwołania usługi objętej ofertą.

Załączniki:
1. Formularz oferty.
2. Wykaz doświadczenia Wykonawcy.
3. Wzór umowy.
 

Projekt dofinansowany przez Ministerstwo Sportu i Turystyki ze środków Funduszu Rozwoju
Kultury Fizycznej